Créer la sécurité des voyages d'entreprise dans votre politique de voyage

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Créer la sécurité des voyages d'entreprise dans votre politique de voyage | Vacances all inclusive

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Les voyages d'affaires sont un levier stratégique important pour les organisations de toutes sortes. Les réunions en face à face aident à sécuriser de nouvelles affaires, à constituer des équipes et à montrer un engagement envers les clients existants, contribuant ainsi à la fidélisation.

Un voyage d'affaires, cependant, implique bien plus que simplement monter dans un avion. Et dans le climat actuel, cela signifie également qu’une organisation doit mettre en place un programme de sécurité des voyages.

Pour l'organisation, demander aux gens de quitter leurs proches s'accompagne d'obligations morales et légales de diligence. Pour l'employé, entreprendre un voyage d'affaires nécessite un niveau de confiance dans le fait que l'organisation prend son bien-être et sa sécurité au sérieux et a mis en place des plans pour atténuer ou éviter les risques.

Évaluation des risques de voyage - pourquoi vous devriez le faire et comment le faire

L'ensemble de l'organisation est responsable de la gestion des risques de voyage. Le rôle du Travel Manager est de diriger l’élaboration et la gestion des politiques et des plans d’obligation de diligence visant la sécurité des voyageurs, qui répondent également à leurs préoccupations en matière de sécurité. Cela nécessite deux efforts interdépendants: 1) la création de ces plans et 2) la communication de ces informations aux voyageurs pour les voyages d'affaires.

Egencia peut vous aider en matière d'évaluation des risques de voyage et d'atténuation des voyages à haut risque.

Comprendre la tolérance au risque de voyage et les obligations de diligence

L’une des premières étapes du Travel Manager consiste à travailler avec les parties prenantes de l’organisation pour comprendre la tolérance au risque de l’entreprise en matière de voyages d’affaires. La tolérance au risque ne se résume pas à déterminer s’il s’agit d’un risque élevé de monter dans un avion lorsqu'une catastrophe naturelle comme un ouragan menace une zone côtière.

Dans le cadre de la gestion des risques liés aux voyages, la tolérance au risque est un concept de gestion plus large. À un niveau élevé, il s'agit d'un cadre permettant de déterminer l'évaluation des risques liés aux voyages d'affaires et le niveau de risque acceptable pour atteindre le résultat souhaité. Par exemple, pénétrer un marché entièrement nouveau est un investissement plus risqué que d'avancer progressivement dans un secteur où vous jouissez d'une position bien établie. Cependant, la récompense à la hausse pourrait être substantielle. Quel risque êtes-vous prêt à tolérer? Travailler sur ces problèmes et développer des moyens d'atténuer le risque et d'amplifier vos forces aide à créer une stratégie pour prendre des décisions. Cela inclut de décider si le risque est trop élevé et si votre temps serait mieux dépensé en concentrant vos efforts ailleurs.

La tolérance au risque de voyage adapte ce concept aux voyages d'affaires, créant une jauge pour évaluer si un voyage doit être effectué. Il s’accorde également avec les obligations de diligence d’une organisation. Cette jauge de tolérance peut varier entre les voyageurs d'affaires individuels.

Par exemple, une région à plus forte pollution peut présenter un risque plus élevé pour une personne souffrant de troubles respiratoires qu'un autre employé. Vous pouvez atténuer le risque en envoyant un employé plutôt qu'un autre. Cela peut également impliquer des problèmes systémiques tels que la surveillance des zones qui ont connu des troubles civiques ou d'autres problèmes de sécurité. Quelles conditions constitueraient un risque acceptable de voyage dans cette région? Comment ces considérations sont-elles intégrées à votre politique de voyage d'entreprise? Ces évaluations doivent inclure les voyages nationaux et internationaux et trouver un équilibre approprié entre les risques liés aux voyages d'affaires et la croissance des affaires.

Le guide définitif pour donner la priorité au bien-être des voyageurs d'affaires

Les politiques de sécurité des voyageurs utilisent des facteurs de tolérance au risque pour comprendre, suivre et réagir aux niveaux de risque dans le monde. Les gestionnaires de voyages doivent compléter ces politiques avec des plans concrets sur ce qu'il faut faire en cas d'urgence pour aider leurs voyageurs à rester en sécurité.

Communication avec les voyageurs

Dans ce contexte, les gestionnaires de voyages doivent communiquer ces politiques et procédures aux voyageurs afin de bâtir la confiance requise dans le fait que l'organisation soutient les mesures de sécurité des voyages d'entreprise mises en place. La première étape de cette communication consiste à sonder vos voyageurs d'affaires pour comprendre leurs besoins. Des préoccupations et des besoins généraux peuvent être intégrés dans le cadre de gestion des risques liés aux voyages. Les préoccupations personnalisées peuvent faire partie des profils des voyageurs et des points de données lors de l'évaluation d'un voyage d'affaires spécifique.

Les gestionnaires de voyages devraient utiliser tous les moyens disponibles pour communiquer les politiques aux employés. Les forums interactifs comme la présentation lors de réunions du personnel offrent la possibilité de recueillir des commentaires, en plus d'autres canaux à sens unique. Dans de nombreux cas, la communication de la politique sur le devoir de diligence peut être intégrée aux outils de réservation afin de rappeler au voyageur les politiques de sécurité et les efforts d'atténuation dans le contexte d'un voyage prévu.

Egencia aide avec le devoir de diligence à chaque étape

Egencia apporte une vaste expérience et des ressources dans la gestion des risques de voyage qui peuvent aider à définir des cadres de tolérance au risque et des politiques d'obligation de diligence. Egencia peut également aider les gestionnaires de voyages à mettre en pratique les consignes de sécurité des voyageurs et à les tenir informés en temps réel des événements et des développements dans le monde.

Nos outils de réservation peuvent signaler les voyageurs d'affaires pour toute réservation non conforme et les guider vers des choix conformes. Cette interface peut également communiquer des informations de sécurité appropriées aux voyageurs sur une destination ou un itinéraire. Les gestionnaires de voyages peuvent définir les politiques de responsabilité de l'entreprise en un seul endroit et les appliquer instantanément à tous les canaux de réservation.

Une fois qu'un voyage est en cours, Egencia peut envoyer des alertes aux voyageurs pour les tenir informés des événements et des informations pertinentes pouvant avoir un impact sur leurs projets. En cas d'urgence, les Travel Managers peuvent localiser leurs voyageurs avec notre Traveler Tracker pour tous les voyages réservés via Egencia. Ce point de vue peut s'étendre sur 30 jours dans le passé pour une destination de voyage spécifique afin d'évaluer tout problème de sécurité susceptible d'avoir un impact potentiel sur les voyageurs suite à une découverte rétroactive telle qu'un problème de santé publique tardif dans une région comme le coronavirus.