Comment planifier un voyage d'affaires

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Les voyages d’affaires peuvent être très stressants, en particulier pour les cadres supérieurs. Pour cette raison, les PDG comme vous peuvent utiliser toute l'aide dont ils peuvent bénéficier pour planifier leurs voyages d'affaires. Après tout, vous avez une tonne d’autres tâches à accomplir quotidiennement. Entre la motivation des employés et la révision des politiques qui ont un impact direct sur les opérations de l’entreprise, vous ne disposez pas de beaucoup de temps supplémentaire. Lisez ce billet pour éviter de perdre votre temps précieux à apprendre à planifier les voyages d’affaires d’entreprise au niveau de la direction.

Définir un budget réaliste

Une autre étape nécessaire consiste à définir un budget réaliste pour vos voyages d’affaires. Tenez compte de tous les facteurs, y compris les billets d'avion, l'hébergement et le transport. Ensuite, définissez un budget distinct pour les autres dépenses professionnelles telles que la nourriture et les boissons. Après tout, votre équipe de direction dînera probablement ensemble avant et après les réunions et les conférences. Utilisez la durée de votre séjour pour déterminer vos budgets.

Donnez à vos assistants vos plans idéaux et demandez-leur de calculer un budget total réaliste basé sur les coûts moyens de vol, d'hébergement, de transport et de restauration dans les environs de la conférence. Ainsi, vous parviendrez à planifier un voyage d’affaires.

Acheter des billets d'avion à l'avance

L’achat de billets d’avion est l’un des principaux objectifs de la planification des voyages d’affaires. Lorsque les PDG attendent trop longtemps pour réserver leurs billets d'avion, ils finissent par augmenter leur niveau de stress. Ils doivent cesser de s’acquitter de leurs tâches quotidiennes pour tenter de trouver des sièges de qualité pour eux-mêmes et pour les autres employés.

Si vous achetez vos billets d'avion dès que vous avez trouvé une date de conférence, vous éviterez beaucoup d'angoisse avant de partir en voyage. De plus, vous pouvez économiser de l'argent sur les voyages et réserver de meilleures places pour votre équipe de direction. Commencez à planifier votre prochain voyage d’affaires en réservant vos sièges d’avion.

Réservez votre séjour tôt

Une fois que vous avez obtenu le prix de votre billet d'avion pour votre voyage d'affaires, réservez votre séjour. Les PDG qui réussissent examinent les options de logement dans la zone de leur conférence dès le début du processus de planification. Ainsi, ils trouvent les meilleurs prix et options offrant suffisamment d’espace à leurs équipes de direction.

Assurez-vous de réserver suffisamment de chambres d'hôtel pour toute votre équipe. De plus, trouvez un hôtel qui offre les caractéristiques nécessaires aux voyages d’affaires, y compris le Wi-Fi et un enregistrement tardif. Réservez votre séjour tôt pour éviter de rester loin de la conférence. Vous souhaitez que vos temps de déplacement soient aussi brefs que possible pour que votre équipe de direction soit extrêmement énergique et prête à laisser une impression durable sur les autres participants à la conférence. Cela dit, il s'agit d'une étape cruciale dans la planification des voyages d'affaires.

Établir des plans de sauvegarde

En outre, incluez des plans de secours dans votre stratégie de gestion des voyages d’entreprise. Malheureusement, même les équipes de direction rencontrent des obstacles lors de voyages d’affaires. Des problèmes courants tels que les retards de vol obligent les équipes de direction à réviser leurs projets de voyage. En outre, les événements positifs modifient également les projets de voyages d’affaires.

Par exemple, si vous et votre équipe de direction mettez en place un accord lors d'une réunion de travail à l'étranger, vous devrez peut-être rester une nuit ou deux de plus pour le finaliser. Si vous avez un assistant, demandez-lui de gérer pour vous les changements d’itinéraire surprise. Ensuite, vous pouvez rester concentré sur les affaires que vous menez pendant votre voyage d’affaires.

Expédier de gros articles

Enfin, expédiez les gros articles dont vous avez besoin pour votre conférence. De nombreuses équipes de direction utilisent divers accessoires pour leurs présentations lors de congrès. Si vous envisagez d'utiliser des matériaux volumineux et / ou lourds dans vos projets, envoyez-les avant la date de votre départ.

Ceux qui oublient ou qui n’ont pas préparé leur matériel à temps peuvent toujours envoyer leurs accessoires par l’intermédiaire des services aériens le lendemain. Cependant, cela représente un coût supplémentaire pour beaucoup des meilleures villes pour les voyages d’affaires, alors essayez de le planifier à l’avance. Faites-les livrer à votre hôtel ou lieu de la conférence. Vous pouvez également les envoyer au bureau de poste local de la région et venir les chercher vous-même. Si vous expédiez vos gros articles, vous n'avez pas à vous soucier de les transporter à l'aéroport. Protégez-les en ajoutant cette étape à votre plan de voyage d'affaires.

En tant que PDG, vous en avez assez dans votre assiette. Évitez de vous y ajouter en planifiant vos déplacements professionnels rapidement et efficacement. Établissez un budget réaliste en demandant à votre assistant de rechercher les coûts moyens dans la région. Pour ce faire, achetez vos billets d’avion à l’avance pour obtenir les meilleures places au prix le plus bas.

Réservez également votre séjour à l'avance et assurez-vous qu'il se trouve à proximité du lieu de la conférence. Demandez à votre assistant de vous aider à établir des plans de secours au cas où des obstacles vous jetteraient hors de votre plan. Enfin, expédiez à l’avance tout élément volumineux dont vous avez besoin pour la conférence. Suivez ces étapes pour planifier les voyages d’affaires au niveau de la direction.


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