Comment obtenir du travail lorsque vous voyagez

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Qu'il s'agisse d'un voyage de travail officiel ou d'un voyage d'agrément dans lequel vous travaillez, la sortie de la ville doit toujours impliquer de nouvelles expériences, des connexions, des vues et des goûts différents. Notre nouvelle série, Travailler à la volée, vous aide à tirer le meilleur parti de chaque voyage.

Je travaille «sur la route» en tant qu'éditeur de voyages. J’ai eu des entretiens téléphoniques dans les salons des avions et dans les halls d’hôtel huppés, j’ai envoyé des courriels depuis un tuk-tuk de Bangkok et au lever du soleil de Taj Mahal au petit matin. J’ai écrit beaucoup d’histoires avec des yeux qui piquent et qui traînent.

Comme beaucoup d’entre nous qui voyagons pour le travail, quel que soit le secteur, j’ai dû trouver un moyen de respecter les délais et d’être sûr d’obtenir du travail pour le travail que j’aime. C’est un défi lorsque vous n’êtes pas dans votre routine habituelle ou que vous n’avez pas le contrôle total de votre emploi du temps. De plus, il ya une nouvelle ville à explorer, de nouvelles personnes à rencontrer et vous souhaitez profiter de votre temps de déplacement.

Henley Vazquez, membre du WeWork 85 Broad St à New York et propriétaire de l’agence de voyage Passported, effectue 12 à 15 voyages par an. "Ce n’est pas facile d’être sur la route et de travailler," admet-elle. "Mais il est essentiel que je visite des hôtels, que je explore de nouvelles destinations et que je rencontre des clients, alors j’ai trouvé le moyen de jongler avec tout cela."

Ces nouveaux conseils vous aideront à atteindre cet équilibre et à travailler, tout en vous rappelant pourquoi vous avez fait le voyage.

Arrêtez d'utiliser un message d'absence du bureau. Combien de fois est-ce arrivé? Vous écrivez un courrier électronique à Megan et recevez une réponse indiquant qu'elle est en déplacement. Megan vous demande de contacter Grace en son absence, ce que vous faites. Ensuite, Megan vous envoie rapidement un e-mail (même si elle voyage!), Répond à votre question et oublie de copier Grace. Un simple courriel est devenu un cercle inutile de réponses.

Lorsque vous voyagez dans un endroit bien connecté, envisagez ne pas en utilisant votre réponse OOO pour améliorer votre flux de travail. Après tout, Vazquez constate que «la plupart des gens l'ignorent» quand elle en utilise un et attendent une réponse. Sans la OOO, vous serez peut-être plus incité à réagir plus rapidement (et à vider votre boîte de réception), ce qui réduira votre charge de travail globale et votre charge mentale.

Recherchez vos fenêtres de messagerie et ne touchez pas un courrier électronique deux fois. Laura Davidson, qui possède une agence de relations publiques à New York, recommande de conquérir différents types de courriers électroniques à différents moments - pour votre santé mentale. «Pour gérer ma boîte de réception, je manipule les plus simples la nuit, puis le matin, celles qui nécessitent une puissance cérébrale avant mes réunions», dit-elle.

Commencez par le plus récent, plutôt que le plus ancien, des e-mails, car celui-ci pourrait traiter 20 e-mails avant. Samantha Ettus, auteure et conférencière à Los Angeles, explique que gérer votre boîte de réception un jour de voyage revient un peu à gérer votre cuisine pendant que vous cuisinez - nettoyez-le au fur et à mesure et laissez délibérément rattraper.

"Assurez-vous de ne pas toucher un courriel deux fois", dit-elle. Cela signifie que la plupart du temps, vous répondez lorsque vous ouvrez le courrier électronique. Si cela nécessite plus de temps, marquez-le comme non lu et ajoutez-le en tant que tâche à votre liste de tâches.

Un dernier gain de temps: n’oubliez pas de télécharger vos courriels sur votre ordinateur avant de monter dans l’avion. Si le Wi-Fi fonctionne, vous pouvez gérer en vol; sinon, gérez-le hors ligne et tout sera envoyé lorsque vous vous connecterez.

Ne vous mêlez pas de votre chambre d’hôtel pour travailler. Rappelez-vous pourquoi vous avez quitté la maison en premier lieu. Assistez à l’événement de réseautage ou à l’happy hour et ne regrettez pas votre boîte de réception ni le temps que vous passez devant de nouveaux amis professionnels. Faites ces liens qui ne sont possibles que dans la vraie vie.

Ettus est un grand fan de la connexion avec des amis ou des leaders de l’industrie dans la ville que vous visitez, vous profiterez au maximum de votre séjour là-bas. «Vous pourriez aussi bien développer un réseau dans cette ville. Cela ne peut que développer vos possibilités à l'avenir», dit-elle.

Mais embrasser le luxe du temps seul. Pour une motivation supplémentaire pour travailler, offrez-vous un service de chambre ou un verre de vin à votre hôtel. Si vous avez laissé une famille à la maison, vous avez la possibilité de travailler sans que personne ne frappe à votre porte ni ne vous interrompe.

«Une chambre d'hôtel calme est un luxe que je n'ai pas chez moi», déclare Vazquez, qui a trois enfants âgés de 12, 9 et 1 ans. «Je me réveille, me fais un café et fouille dans les courriels de l'hôtel. lit."

Enregistrez une vidéo pour vos enfants au lieu d'appeler pour vous enregistrer. Rien ne rend plus fou un parent voyageur que d’essayer de téléphoner à la maison à une heure précise lorsque vous n’avez pas le plein contrôle de votre emploi du temps. Ettus recommande de faire une vidéo quotidienne du matin pour que le soignant à domicile puisse la montrer à vos enfants à tout moment, plutôt que de laisser un séminaire ou de raccourcir une visite sur le site pour trouver un espace tranquille où passer un appel avant de se coucher. Cela vous permettra de vous concentrer sur les événements de votre journée et vous ne «risquerez pas d’interférer avec les bons sentiments chez vous», dit-elle.

Trouvez une application qui aide. Que ce soit l’application Notes simple sur votre iPhone ou une application telle que Evernote, Trullo ou Smartsheet pour la gestion de projet, trouvez quelque chose qui simplifie votre flux de travail. Vous devez penser à beaucoup de choses lorsque vous voyagez et vous avez besoin d’un lieu où vous pouvez laisser échapper des pensées, des idées brillantes et des rappels afin de ne rien oublier.

«J'utilise Workflowy pour suivre les demandes nouvelles ou en cours», déclare Vazquez. "Je revois cette liste à la fin de chaque journée pour m'assurer que j'ai bien répondu à toutes les questions urgentes."

Emportez votre propre nourriture. Si vous courez de réunion en réunion ou si vous vous approchez d’un délai serré, vous n’avez pas le temps d’avoir faim. J’emporte ma propre nourriture, comme du beurre de cacahuète et des sandwiches à la gelée - ceux d’Eli à New York durent cinq jours. Lors d'un récent voyage à Istanbul, le sandwich dans mon sac m'a sauvé après une longue journée de réunions. Je voulais juste aller me coucher et me réveiller fraîche, prête à aborder ma boîte de réception et à explorer la ville.